Выездное обслуживание: разбираемся в особенностях услуги

Выездное обслуживание разного рода мероприятий в последнее время становится все популярней. Причина вполне понятна: такой подход экономит массу времени. Да и провести праздник на открытом воздухе или в необычной обстановке гораздо приятнее, чем в стандартном помещении.

Однако, чтобы все сложилось как надо, следует хорошо понимать, что такое кейтеринг и какие именно возможности он предоставляет. Необходимо взвесить плюсы и минусы подобного решения. А еще есть риск ошибиться с выбором компании, иначе мероприятие будет испорчено. Но давайте обо всем по порядку.

Суть кейтеринга

Понятие кейтеринг произошло от английского to cater и означает «обслуживать (доставлять еду)». Сейчас это направление общественного питания развивается достаточно быстро. Такую услугу вы можете заказать как в специализирующейся на этом компании, так и в ресторане, кафе и даже столовой.

Если обратиться к истории, то родоначальником кейтеринга считается французский повар Франсуа Ватель. Во времена правления Людовика XIV он организовывал банкеты для знатных господ. Первые лица государства нанимали его для проведения пиршеств.

Целевая аудитория для этого направления достаточно обширная. Это компании, желающие провести корпоратив для своих сотрудников или организовать ежедневное питание в офисе, кофе-брейк на тренингах и конференциях; частные лица для проведения семейных торжеств; органы власти для сопровождения масштабных городских мероприятий и т.д.

Как мы видим, спектр предлагаемых услуг достаточно широк. Это объясняется тем, что клиент с каждым разом становится все более требовательным. Основную долю прибыли предприятиям кейтеринга приносят, конечно, крупные заказчики, такие как холдинги, корпорации, заводы и др. Если смотреть в процентном соотношении, то она составляет порядка 80 %. Остальные же 20 % дохода приходят от заказов на проведение небольших семейных торжеств.

Некоторые ошибочно полагают, что компании, предоставляющие услуги кейтеринга, всего-навсего привозят готовую еду и напитки на мероприятие и разогревают их. Но индустрия выездного обслуживания давно уже шагнула далеко вперед. Сейчас любые пожелания заказчика по поводу даже самых сложных гастрономических изысков из любой кухни мира могут быть удовлетворены. Современное оборудование позволяет не только соблюсти всю технологию приготовления, но также подачу и температурный режим.

3 основных направления кейтеринга

Из всего многообразия видов кейтеринга выделяют три основных.

1. Доставка готовых блюд – когда заказчик обговаривает конкретное меню и получает уже приготовленные на кухне кейтеринговой компании блюда в то место, куда он определит. Предоставление таких дополнительных услуг, как декоративное оформление площадки и сервировка столов, заказывается по желанию. Официанты на время проведения мероприятия не приглашаются. Может быть два варианта: заказ передается клиенту, все остальное он выполняет самостоятельно, или кейтер привозит готовый заказ и накрывает столы. 
2. В помещении – приготовление блюд выполняется на кухне кейтеринговой компании со всем оборудованием: печи, холодильник, мебель, посуда. Не важно, находится ли площадка проведения мероприятия рядом или нужно организовывать доставку.
3. Обслуживание торжества на закрытой или открытой территории (выбирается заказчиком). Это может быть офис, загородный дом, поле, лесная поляна и т.д. Приготовление всех угощений и обслуживание осуществляется на передвижном оборудовании кейтеринговой компании в месте проведения банкета.

Наиболее распространенные формы выездного обслуживания

Безусловно, перед оформлением заказа необходимо определиться с общей концепцией мероприятия, а также сделать выбор блюд и уточнить их подачу гостям. Спектр возможных форматовпроведения выездных мероприятий достаточно широк. Наиболее распространены следующие:

• доставка обедов –питание для сотрудников как небольших фирм, так и крупных компаний;
• кофе-брейк – организация перерыва на деловом мероприятии (семинар, конференция, тренинг, совещание, презентация), включающая в себя подачу горячих напитков (чая, кофе), бутербродов, выпечки или закусок;
• фуршет – формат не предполагает посадку гостей за столы. Из еды преобладают закуски, которые можно есть руками;
• коктейль – мероприятие, подразумевающее наличие выездного бара;
• шведский стол – такой формат организуют, как правило, в перерыве делового мероприятия для проведения обеда или, наоборот, перед его началом (завтрак для участников);
• барбекю или пикник – в основном проводятся в теплое время года на свежем воздухе;
• банкет–торжество, подразумевающее посадку гостей за столы, оформление зала и сервировку стола.

Дополнительные задачи кейтеринга

Многие привыкли считать, что кейтеринг – это выполнение заказа только касательно кухни, сервировки столов, оформления помещения и обслуживания во время мероприятия, а также проведет уборку после его проведения. Но сейчас индустрия выездного обслуживания развивается очень быстро, и кроме перечисленных услуг, компания может организовать праздник полностью, что называется "под ключ".

В этом случае вы, как заказчик, получаете:

• готовый сценарий всего вечера;
• оформленную территорию, на которой проводится торжество (цветы, воздушные композиции, украшение текстилем, другие элементы декора);
• ведущего;
• аренду музыкального оборудования;
• организацию выступления артистов и музыкантов;
• фото- и видеосъемку;
• услуги визажиста и парикмахера;
• спецэффекты (фейерверк, запуск воздушных шаров, китайских фонарей и т.д.);
• трансфер гостей к месту торжества и обратно.

В этом случае заказчик полностью перекладывает все заботы по подготовке к празднику на плечи сотрудников кейтеринг-компании.

Преимущества и недостатки выездного обслуживания

Теперь поговорим об основных преимуществах и недостатках выездного обслуживания мероприятия. Из последних можно выделить два. Первый – если во время торжества вы понимаете, что еды или напитков недостаточно, то у вас нет возможности оперативно заказать их. Второй – неудачный выбор компании-исполнителя, которая не дорожит своим именем, предоставляя некачественные услуги. Но таких немного. Как правило, слава о недобросовестных фирмах разлетается мгновенно.

Далее перечислим основные преимущества, которые вы получите, заказав выездное ресторанное обслуживание мероприятия.

1. Перед торжеством компания, которая ценит своих клиентов, дорожит репутацией, предложит клиенту бесплатную дегустацию блюд, планируемых к заказу на мероприятие.
2. Уважающая себя фирма работает с качественным меню, где представлены фото всего ассортимента блюд и напитков. И можете не сомневаться, что их внешний вид на самом торжестве будет полностью соответствовать заявленному.
3. В сравнении с заказом обслуживания вашего выездного мероприятия в ресторане, его стоимость в случае организации торжества службой кейтеринга будет в два, а то и в три раза дешевле. При этом на качестве это никак не отразится.
4. Если вы сделали выбор в пользу кейтеринга, то в стоимость блюд уже включены работа официантов и банкетного менеджера в течение всего мероприятия, доставка необходимого оборудования, посуды, блюд и напитков, текстиль в выбранной вами цветовой гамме и банкетная мебель при необходимости. 
5. С вас не будет взят "пробковый сбор" за алкогольные напитки, кроме того, вы сможете принести свои в любом количестве. Вся необходимая посуда будет предоставлена вам бесплатно в соответствии со всеми правилами сервировки.

7 шагов по заказу услуг выездного обслуживания

Только на первый взгляд может показаться, что организовать выездное обслуживание фуршетов, свадеб, банкетов и других мероприятий очень сложно. На самом деле нужно всего лишь продумать все тонкости заранее.

1. Выбор компании

   В данном случае стоит исходить из формата мероприятия, количества гостей и бюджета, которым вы располагаете. Есть компании, которые только заходят на рынок кейтеринга, и могут предлагать достаточно демократичные цены по сравнению с конкурентами, но и оказать весь перечень желаемых вами услуг вряд ли смогут. Существуют фирмы, которые специализируются только на VIP-обслуживании. Цена у них соответствующая, но не всегда оправдывает ожидания.

2. Предварительная консультация с менеджером

   Практически все кейтеринг-компании имеют своих менеджеров ‑ специалистов, которые общаются с заказчиком, чтобы выяснить все предпочтения и помочь с выбором. Есть немало нюансов, на которые обычный человек может просто не обратить внимания, а опытный сотрудник компании, который этим занимается профессионально, подскажет, как лучше поступить в той или иной ситуации.

3. Выбор места торжества

   Он зависит от общей концепции мероприятия, количества гостей и бюджета. Так или иначе, менеджер сориентирует вас по возможным вариантам, а вы, в свою очередь, выберете наиболее подходящий.

   
   

4. Составление меню

   На первый взгляд может показаться, что здесь все просто. Но нет. Выбор блюд зависит как от формата планируемого события, так и от времени года. К примеру, если на дворе жаркое лето, то не стоит заказывать горячие блюда и согревающий глинтвейн. В жару гости отдадут предпочтение легким закускам и прохладительным напиткам. В любом случае, опытный менеджер поможет вам не совершить ошибку.

5. Дополнительные пожелания

   Компания выездного облуживания, которая на рынке уже завоевала доверие клиентов, всегда учтет пожелания заказчиков.

   Но всегда нужно знать меру. Для добавления изюминки многие хотят украсить территорию проведения мероприятия воздушными шарами, текстилем, цветами, поэтому приходится предоставлять услуги дизайнера, флориста, декоратора. Некоторые заказывают живую музыку. Сейчас стало модно удивлять гостей приготовлением блюд в их присутствии.

   В любом случае мы советуем ценить труд других людей. Если вы понимаете, что ваш каприз невыполним, то не стоит требовать этого от компании-исполнителя.

6. Согласование программы мероприятия

   Когда все пожелания озвучены, вас познакомили с перечнем услуг, которые сможет оказать вам фирма, вы с менеджером составляете программу вечера. Конечно,не исключается вариант ее корректировки. Даже в процессе самого банкета возможны изменения. Меню также подлежит детальному обсуждению.
7. Оплата услуг

   Оплата, как правило, производится в несколько этапов: сначала аванс, затем внесение остальной суммы. Некоторые наиболее лояльные компании берут оставшуюся часть после проведения самого мероприятия.

Критерии выбора компании для организации выездного обслуживания

Безусловно, сейчас на рынке кейтеринга огромный выбор компаний, которые предлагают организацию вашего мероприятия на высшем уровне. Но, к сожалению, как показывает практика, далеко не все из них готовы качественно предоставить свои услуги и удовлетворить все ваши пожелания. Как не ошибиться в выборе, на что следует обратить особое внимание перед тем, как заключать договор выездного обслуживания?

Поинтересуйтесь у своих коллег, знакомых и родственников, к каким компаниям обращались они, и насколько хорошо все было организовано. Соберите максимальное количество отзывов. Также изучите информацию в интернете.

Ознакомьтесь с сайтом компании. Те фирмы, кто давно работают на этом рынке, имеют свои портфолио с мероприятий, правдивые отзывы заказчиков, фото блюд. Посетите различные независимые форумы, где можно найти объективную обратную связь.

Выберите несколько компаний, запросите у них прайсы на услуги, изучите меню. Выбирайте наиболее оптимальный вариант в соотношении цена/перечень услуг/дополнительные бонусы/качество.

Проверенные компании предлагают бесплатную пробную дегустацию. Там вы сможете оценить не только качество блюд, но и их подачу, а также уровень подготовки персонала.

Не забывайте, что такой вид кейтеринга как выездное обслуживание ‑ это не только доставка готовой еды заказчику, а организация мероприятия "под ключ" с учетом всех нюансов. Отдавайте предпочтение достойной компании, которая сможет провести для вас качественный праздник без срывов.

3 ошибки при подготовке мероприятия с помощью кейтеринговой компании

1. Не обеспечен должный уровень комфорта

   Даже если вы станете угощать гостей кулинарными шедеврами высокой кухни, персонал будет крайне вежлив и аккуратен в течение всего мероприятия, место, в котором проводится само мероприятие, имеет огромное значение. Продумайте все до мелочей: чтобы гости не замерзли, если это зима, чтобы не было слишком душно, если это лето, чтобы было достаточно пространства для отдыха и комфортного размещения всех приглашенных и т.д.

2. Нет уникальности

   Сегодня, когда индустрия кейтеринга шагнула далеко в своем развитии, предприятия для привлечения клиентов должны проявлять смекалку и нестандартно мыслить. Новизна в сервировке столов, нестандартная подача блюд, индивидуальное оформлении площадки – все это будет преимуществом кейтеринг-компании.

3. Попытки сэкономить

   Если ваша цель – сэкономить свой бюджет на проведении мероприятия, то лучше вообще отказаться от затеи выездного обслуживания. Лучше изначально сделайте все своими силами, не привлекая стороннюю фирму. Дешевая организация вашего праздника вряд ли порадует приглашенных гостей и вас лично.